Kunde als Verantwortlicher
Der jeweilige Kunde entscheidet im eigenen Verantwortungsbereich, welche Mitarbeiter-, Kunden-, Einsatz- und Dokumentationsdaten in der bereitgestellten Software erfasst, geändert, freigegeben oder gelöscht werden.
Datenschutzerklärung
Wie Website, Demo und Anwendung mit personenbezogenen Daten umgehen
Die PflegeApp verarbeitet nicht nur normale Website-Daten, sondern je nach Nutzung auch Mitarbeiter-, Kunden-, Einsatz-, Zeit- und Dokumentationsdaten. Diese Seite erklärt die Grundstruktur dieser Verarbeitung für Produktseite, Demo und Anwendung.
Website und DemoLogin und RollenEinsatz- und Zeitdaten
Verantwortlich
pepelabsAnsprechpartner: Patrick Neumann
Kontaktinfo@pepelabs.de
HinweisDie vollständigen Anbieterangaben finden sich im Impressum. Vor dem endgültigen öffentlichen Livegang sollte diese Erklärung noch anhand des finalen Betriebsmodells juristisch geprüft werden.
Rollen in der Datenverarbeitung
Wer in welchem Bereich verantwortlich ist
pepelabs als technischer Dienstleister
pepelabs stellt die Website, Demo-Umgebung und Softwareplattform bereit und verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der technischen Bereitstellung und Betreuung grundsätzlich nur nach Weisung des jeweiligen Kunden.
Unterstützung bei Rechten und Löschung
Soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, unterstützt pepelabs den jeweiligen Kunden bei Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Rückgabe der Daten im Rahmen der vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben.
Welche Daten gespeichert werden können
Datenkategorien innerhalb von Website, Demo und App
Stammdaten
Hierzu können insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Rollen, Firmenzuordnungen, Telefonnummern, Orte und weitere Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Mitarbeitern oder Kunden gehören.
Einsatz- und Planungsdaten
Dazu gehören Einsatzzeiten, Zuständigkeiten, Zeitfenster, offene und geplante Einsätze, Besuchsstatus sowie organisatorische Rückmeldungen.
Zeit- und Leistungsdaten
Dazu gehören Start- und Endzeiten, Pausen, Nettodauer, Einsatzbezug, Prüfstatus sowie gegebenenfalls Freigabe- oder Korrekturvermerke.
Dokumentations- und Verlaufsdaten
Hierzu zählen Besuchsnotizen, Hinweise, Freigaben, Urlaubsanträge, Protokolle, Änderungsverläufe und ähnliche betriebliche Nachweise.
Technische Nutzungsdaten
Beim Betrieb der Website und der Anwendung können Server-Logdaten, IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte, Browserinformationen und sitzungsbezogene Daten verarbeitet werden.
Wozu diese Daten genutzt werden
Zwecke der Verarbeitung
- Bereitstellung und sicherer Betrieb der Website, Demo und Anwendung
- Verwaltung von Rollen, Berechtigungen und geschützten Zugängen
- Planung, Durchführung und Dokumentation von Einsätzen
- Erfassung und Prüfung von Arbeitszeiten sowie Freigaben
- Bearbeitung von Anfragen, Demo-Terminen und Angebotsgesprächen
- Nachvollziehbarkeit betrieblicher Abläufe und interne Organisation
Empfänger
Wer Daten im Rahmen des Betriebs erhalten kann
- interne verantwortliche Ansprechpartner bei pepelabs
- jeweils berechtigte Nutzer innerhalb der angebundenen Firma
- technische Dienstleister, soweit diese für Hosting, Betrieb, Wartung oder Versand eingebunden werden
- Behörden oder sonstige Stellen, soweit gesetzliche Pflichten dies erfordern
Rechtsgrundlagen
Typische Grundlagen für Website, Anfrage und Nutzung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
für Anbahnung, Durchführung oder Verwaltung vertraglicher Leistungen und Nutzungszugänge
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
für gesetzliche Pflichten, Dokumentationspflichten oder Aufbewahrungsvorgaben
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
für berechtigte Interessen am sicheren, nachvollziehbaren und wirtschaftlichen Betrieb von Website, Demo und Anwendung
Speicherung und Sicherheit
- Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten oder nachvollziehbare Betriebsabläufe erforderlich sind.
- Zugänge und Rollen sollen Daten nur für die jeweils berechtigten Personen sichtbar machen.
- Sitzungs- und Zugangsdaten werden zum Schutz geschützter Bereiche verarbeitet.
- Vor produktivem Livegang sollten zusätzlich Backup-, Lösch- und Berechtigungskonzepte schriftlich festgehalten werden.
Demo und Echtbetrieb
Test- und Produktivdaten werden getrennt behandelt
Für Vorführungen und Tests sollen ausschließlich Demodaten verwendet werden. Echte Firmen-, Mitarbeiter- und Kundendaten gehören nur in den produktiven Firmenbereich.
- Demobetrieb wird getrennt vom Echtbetrieb geführt.
- Reale Kundendaten dürfen nicht in frei zugänglichen Testbereichen verwendet werden.
- Die jeweilige Einrichtung verwaltet ihre echten Daten nur im eigenen geschützten Zugang.
Aktuelle Konfigurationsbasis
Für lokale und spätere Live-Umgebungen klar trennbar
- App-Status: produktiv
- Datenmodus: produktiv
- Demo-Modus: aus
- Upload-Ziel: /storage/produktiv
Betroffenenrechte
Diese Rechte können geltend gemacht werden
- Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
- Löschung im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen
- Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
- Widerspruch gegen einzelne Verarbeitungen
- Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde
Wichtiger Betriebs-Hinweis
Produktiver Einsatz bei Kundendaten braucht weitere Unterlagen
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Kunden
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- festgelegtes Rollen- und Berechtigungskonzept
- Regeln für Löschung, Protokollierung und Datensicherung
- klare Regel, wie Daten nach Vertragsende gelöscht oder zurückgegeben werden